Penjelasan rencana strategis dan operasional
a. Pengertian rencana strategis.
Rencana strategis adalah suatu proses manajemen yang sistematis yang didefinisikan sebagai proses pengambilan keputusan atas program-program yang akan dilaksanakan oleh organisasi dan perkiraan sumber daya yang akan dialokasikan dalam setiap program selama beberapa tahun mendatang (dalam Prasetyo dan Gomies). Hasil keluaran dari proses tersebut adalah rencana atau keputusan strategi. Rencana strategi ini dirancang untk mencapai tujuan organisasi yang luas yaitu untuk melaksanakan misi yang merupakan satusatunya alasan kehadiran organisasi tersebut.
Perencanaan strategis adalah proses pemilihan tujuan organisasi, penentuan kebijakan dan program yang perlu untuk mencapai sasaran dan tujuan tertentu, serta penetapan metode yang perlu untuk menjamin agar kebijakan dan program strategis itu dilaksanakan. Atau secara singkat perencanaan strategis adalah proses perencanaan jangka panjang yang formal untuk menentukan dan mencapai tujuan organisasi.
Perencanaan strategis perusahaan adalah suatu rencana jangka panjang yang bersifat menyeluruh, memberikan rumusan ke mana perusahaan akan diarahkan, dan bagaimana sumberdaya dialokasikan untuk mencapai tujuan selama jangka waktu tertentu dalam berbagai kemungkinan keadaan lingkungan. Perencanaan Strategic (Strategic Plans) juga merupakan suatu proses pemilihan tujuan-tujuan organisasi, penentuan strategi, kebijaksanaan, program-program strategi yang diperlukan untuk tujuan-tujuan tersebut.
b. Pengertian rencana operasional.
Rencana operasional adalah perencanaan yang memusatkan perhatiannya pada operasi sekarang (jangka pendek) dan terutama berkenaan dengan tujuan mencapai efisiensi. Rencana operasional adalah bagian dari rencana kerja strategis. Ini menggambarkan cara-cara jangka pendek mencapai tonggak dan menjelaskan bagaimana, atau apa sebagian, rencana strategis akan dimasukkan ke dalam operasi selama periode operasional yang diberikan, dalam kasus aplikasi komersial, satu tahun fiskal atau istilah lain anggaran yang diberikan. Rencana operasional adalah dasar untuk, dan pembenaran dari sebuah permintaan anggaran operasi tahunan.
Perencanaan operasional yang khas :
- Perencanaan produksi (Production Plans) : Perencanaan yang berhubungan dengan metode dan teknologi yang dibutuhkan dalam pekerjaan.
- Perencanaan keuangan (Financial Plans) : Perencanaan yang berhubungan dengan dana yang dibutuhkan untuk aktivitas operasional.
- Perencanaan fasilitas (Facilites Plans) : Perencanaan yang berhubungan dengan fasilitas & layout pekerjaan yang dibutuhkan untuk mendukung tugas.
- Perencanaan pemasaran (Marketing Plans) : Berhubungan dengan keperluan penjualan dan distribusi barang/jasa.
- Perencanaan sumber daya manusia (Human Resource Plans) : berhubungan dengan rekruitmen, penyeleksian dan penempatan orang-orang dalam berbagai pekerjaan.
Cara menyusun rencana strategi dan operasional dengan cermat sebagai dasar menyusun rencana kerja.
a. Rencana strategi sebagai dasar menyusun rencana kerja.
1) Pendekatan perkembangan yang menguntungkan (profitable growth approach).
Cara ini pada upaya untuk menyusun suatu program kerja yang akan dapat mendatangkan laba atau keuntungan yang sebesar-besarnya. Perkembangan yang menguntungkan dapat mewujudkan adanya keseimbangan yang menguntungkan antara sarana dimiliki dengan lingkungan yang dihadapi.
Untuk mewujudkan adanya keseimbangan harus melakukan langkahlangkah sebagai berikut :
a) Analisis terhadap kondisi lingkungan masyarakat.
Analisis ini merupakan analisis terhadap faktor eksternal yaitu lingkungan masyarakat. Kebutuhan, keinginan serta daya beli akan menimbulkan “permintaan” atau “demand” terhadap berbagai macam produk yang dapat mereka pergunakan untuk memenuhi kebutuhan seperti kebutuhan pokok/primer, kebutuhan sekunder maupun kebutuhan tertier maupun yang tidak berwujud disebut jasa atau service.
b) Analisis terhadap sarana atau sumber daya yang dimiliki.
Analisis ini merupakan analisis terhadap faktor internal yang ada pada diri maupun perusahaan. Dari analisis internal harus mampu untuk menyusun kekuatan atau kelemahan perusahaan dan dapat merancang kegiatan guna memenuhi kebutuhan, keinginan atau selera masyarakat yang sesuai daya beli mereka.
c) Mengidentifikasi adanya keseimbangan.
Apabila suatu perusahaan mengalami ketidakseimbangan maka hal itu dapat dikatakan bahwa perusahaan tersebut&nbs
p; mengalami gangguan disebabkan terlalu besar sarana ketimbang permintaannya atau sebaliknya. Adapun ciri-ciri dari perusahaan yang mengalami sarana ketimbang permintaan adalah :
p; mengalami gangguan disebabkan terlalu besar sarana ketimbang permintaannya atau sebaliknya. Adapun ciri-ciri dari perusahaan yang mengalami sarana ketimbang permintaan adalah :
1) Persediaan barang digudang menumpuk.
2) Banyak mesin yang menganggur
3) Kelebihan modal atau dana yang tersedia.
4) Banyak tenaga kerja yang nganggur atau pengangguran.
5) Semangat kerja pegawai menjadi lesu.
6) Keadaan pasar atau pemasaran terasa sepi.
7) Perputaran modal kerja yang terlampau lambat dan sebagainya.
d) Menyusun rencana strategis untuk menyeimbangkan.
Manager yang mampu untuk menciptakan banyak alternatif tindakan yang dapat dilakukannya dan memilih banyak alternatif yang dapat menguntungkan serta memberikan pertumbuhan terhadap bisnis.
Memilih alternatif suatu kegiatan manajerial yang disebut pengambilan keputusan atau decision making.
2) Pendekatan “SWOT” (SWOT Approach).
Kata SWOT merupakan perpendekatan dari Strenghts, Weaknesses, Opportunities, dan Threats, yang diterjemahkan menjadi kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman. Pendekatan SWOT merupakan suatu pendekatan perusahaan harus memikirkan tentang kekuatan apa saja dimiliki, kelemahan apa saja dimiliki, melihat kesempatan yang terbuka dan perusahaan harus mampu untuk mengetahui ancaman, gangguan, hambatan serta tantangan yang menghadang didepan.
3) Pendekatan Sistem (System Approach).
Pendekatan ini merupakan pendekatan menitikberatkan pada pengertian sistem dan kemudian mengembangkannya untuk membentuk perencanaan strategis. Sistem adalah segala sesuatu yang terdiri dari berbagai komponen yang saling berinteraksi di antara komponenkomponen tersebut dan dari interaksi itu akan timbul sesuatu hasil keluaran atau output. Komponen-komponen yang ada, disebut input, sedangkan interaksi antara input-input itu lalu disebut proses. Oleh karena itu suatu sistem dapat digambarkan sebagai berikut :
baca juga : Merancang Strategi Pemasaran
Dengan adanya arus informasi balik dari output ke input atau ke proses tersebut maka sistem akan bersifat self-regulation atau mengatur dirinya sendiri yaitu apabila hasil atau ouputnya kurang bagus, maka akan diinformasikan ke belakang agar senantiasa dilakukan perbaikan serta pembaharuan terhadap input maupun prosesnya agar outputnya menjadi lebih bagus. Dari pemahaman tersebut, maka manager memanfaatkannya bagi penyusunan rencana strategisnya, yaitu dapat mengikuti jalan pikiran dengan pola pikir penyusunan rencana yang menggunakan pendekatan sistem.
4) Pendekatan Kesenjangan Perencanaan (Planning Gap).
Pendekatan ini dimulai dari cara berpikir yang tradisional di dalam melakukan perencanaan dan kemudian dikembangkan dengan cara berpikir yang lebih maju, lebih dinamis, dan lebih produktif.
Perencanaan generasi pertama (First generation planning).
Cara berpikir yang tradisional dalam melakukan perencanaan pada umumnya dilakukan dengan cara membuat “proyeksi masa depan” yang dihadapi oleh suatu perusahaan. Proyeksi itu pada dapat digambarkan dalam bentuk garis proyeksi atau garis tren akan menunjukkan bagaimana tren masa depan dari perusahaan itu. Semakin bagus ten masa depannya, akan tergambar garis trendnya menjadi semakin meningkat tajam, dan begitu sebaliknya. Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi
Perencanaan generasi kedua (Second generation planning).
Cara berpikir yang sering diungkapkan menjadi “Do something to change our future” pola pikir harus berubah menjadi “apa yang dapat kita lakukan untuk mengubah nasib serta masa depan”. Sifat dinamis serta proaktif dalam suatu cara berpikir dalam perencanaan yang mana harus membuat sesuatu terobosan yang bagus agar dapat memperbaiki posisi bisnis serta posisi persaingan di masa depan caranya adalah dengan membuat apa yang disebut “garis
potensi usaha”. Garis potensi usaha adalah suatu garis yang diharapkan nantinya akan dapat lebih meningkatkan pertumbuhan bisnis, dan sekaligus menunjukkan suatu upaya untuk mengubah dan memperbaiki nasib serta posisi bisnis di masa depan. Oleh karena itu, maka garis potensi usaha inilah merupakan bentuk perencanaan yang ada pada saat disebut sebagai perencanaan generasi kedua. Dapat dilihat pada gambar dibawah ini :
potensi usaha”. Garis potensi usaha adalah suatu garis yang diharapkan nantinya akan dapat lebih meningkatkan pertumbuhan bisnis, dan sekaligus menunjukkan suatu upaya untuk mengubah dan memperbaiki nasib serta posisi bisnis di masa depan. Oleh karena itu, maka garis potensi usaha inilah merupakan bentuk perencanaan yang ada pada saat disebut sebagai perencanaan generasi kedua. Dapat dilihat pada gambar dibawah ini :
Dari keempat pendekatan diatas merupakan bagian dari proses manajemen strategis tahap I yakni analisis lingkungan. Tujuan utama dilakukannya analisis lingkungan adalah untuk mengidentifikasi beberapa variabel pokok yang mempengaruhi kinerja dari suatu perusahaan.
Dengan melakukan analisa terhadap lingkungan perusahaan diharapkan manajemen perusahaan akan memiliki gambaran yang lebih jelas dalam menyiapkan strategi bisnis yang diperlukan untuk mengantisipasi implikasi manajerial yang ditimbulkan oleh lingkungan bisnis.
b. Rencana operasional sebagai dasar menyusun rencana kerja.
Rencana operasional memberikan deskripsi tentang bagaimana rencana strategis dilaksanakan. Rencana operasional terdiri dari atas rencana sekali pakai dan rencana tetap.
1) Rencana sekali pakai (single use plan).
Rencana sekali pakai dikembangkan untuk mencapai tujuan tertentu dan ditinggalkan manakala tujuan tersebut telah dicapai Rencana sekali pakai merupakan arah tindakan yang mungkin tidak akan terulang dalam bentuk yang sama di masa yang akan datang. Bentuk utama rencana sekali pakai, antara lain :
a) Program (Programs).
Program mencakup serangkaian aktivitas yang relatif luas. Program merupakan rencana sekali pakai untuk serangkaian kegaiatan yang besar. Program dapat meliputi tujuan, langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut, kebijakan, prosedur, dan aturan.
Suatu program menjelaskan :
1) Langkah-langkah utama yang diperlukan untuk mencapai suatu tujuan.
2) Unit atau anggota yang bertanggung jawab untuk setiap langkah.
3) Urutan serta pengaturan waktu setiap langkah.
b) Proyek (Project).
Proyek adalah bagian program yang lebih kecil dan mandiri. Selain proyek memiliki cakupan terbatas dan petunjuk yang jelas mengenai tugas dan waktu. Setiap proyek akan menjadi tanggung jawab setiap individu yang ditunjuk dan diberi sumber daya spesifik dan dalam batas waktu tertentu. Sebagai contoh perusahaan mempunyai program pembuatan gudang baru. Proyek pendukungnya adalah penetapan layout gudang dan penarikan tenaga kerja.
c) Anggaran (Budget).
Anggaran adalah pernyataan tentang sumber daya keuangan (financial resource) yang disediakan untuk kegiatan tertentu dalam waktu tertentu pula. Anggaran terutama merupakan alat untuk mengendalikan aktivitas suatu organisasi. Oleh karena itu, anggaran merupakan komponen penting dari setiap program dan proyek. Anggaran mendeskripsikan pendapatan dan biaya. Dengan demikian, anggaran menentukan target aktivitas seperti hasil penjualan, biaya tiap bagian, atau investasi baru. Dalam anggaran biasanya dinyatakan dalam bentuk angka-angka. Angka-angka tersebut mungkin dalam satuan unit fisik, dan unit satuan moneter.
2) Rencana tetap (standing plan).
Rencana tetap merupakan pendekatan yang sudah dilakukan untuk menangani situasi yang terjadi berulang (repetitive) dan dapat diperkirakan. Bentuk utama rencana tetap antara lain sebagai berikut :
a) Kebijakan (policy).
Kebijakan adalah suatu pedoman umum dalam pengambilan keputusan. Kebijakan menentukan apakah keputusan dapat diambil atau tidak dapat diambil. Misalnya dalam masalah sumber daya manusia kebijakan meliputi penyewaan pegawai, pemecatan pegawai, dan pemberhentian sementara (layoffs). Kebijakan disebabkan hal-hal berikut :
1) Kebijakan tersebut akan meningkatkan efektivitas organisasi.
2) Harapan bahwa beberapa aspek organisasi dapat mencerminkan nilai pribadi mereka.
3) Perlu menghilangkan adanya konradiksi atau kekacauan yang terjadi pada hierarki yang lebih rendah dalam organisasi yang bersangkutan.
b) Prosedur standar (standar procedure).
Implementasi kebijakan dilakukan melalui garis pedoman lebih detail yang disebut prosedur standar atau metode standar. Suatu prosedur memberikan seperangkat petunjuk detail untuk melaksanakan urutantindakan yang sering atau biasa terjadi.
c) Peraturan (rules).
Peraturan adalah pernyataan bahwa suatu tindakan harus dilakukan atau tidak boleh dilakukan dalam situasi tertentu. Peraturan merupakan rencana tetap yang paling jelas dan bukan merupakan pedoman pemikiran atau pe
ngambilan keputusan.
ngambilan keputusan.
5. Cara menyusun rencana operasional yang terinci disusun untuk mendukung misi, sasaran, dan pencapaian strategi.
a. Penetapan misi.
Berikut bagan lima dibawah ini dengan adanya suatu misi dan tujuan, maka perusahaan akan dapat memanfaatkan seluruh potensi yang ada untuk mencapai tujuan akhir secara efektif dan efisien. Ini bagian tahap dua dari proses manajemen strategis.
Komponen utama dalam perumusan misi dalam perusahaan atau organisasi adalah sebagai berikut :
1) Spesifikasi produk atau jasa.
Pernyataan misi suatu organisasi harus mencerminkan pada aspek produk atau jasa apa yang dihasilkan. Dengan informasi itu konsumen akan mengetahui kemana mereka harus mencari produk atau jasa yang diinginkannya.
2) Spesifikasi pasar utama.
Setelah organisasi menjelaskan tentang jenis produk atau jasa yang dihasilkan, informasi penting lainnya yang perlu melayani seluruh konsumen yang ada.
3) Spesifikasi teknologi.
Informasi ini meliputi peralatan, mesin, material, teknik dan proses yang ada didalam organisasi. Di dalam teknologi ini juga disampaikan berbagai keunggulan yang dimiliki oleh organisasi.
Menurut Louis A. Allen perencanaan terdiri dari kegiatan-kegiatan :
- Meramalkan, memperkirakan waktu yang akan datang.
- Menetapkan maksud tujuan (objects) sebagai hasil akhir yang diharapkan menentukan tujuan atau sasaran (goals/target).
- Mengarahkan (programming), menetapkan urutan dari kegiatankegiatan yang diperlukan langkah-langkah yang akan diambil menurut prioritas pelaksananya.
- Menyusun tata waktu (schedulling), menetapkan urutan waktu yang tepat agar tindakan yang dilakukan dapat berhasil baik.
- Menyusun anggaran belanja (budgeting), yaitu mengalokasikan sumber-sumber yang tersedia, dinyatakan dalam istilah-istilah keuangan.
b. Sasaran.
Sasaran adalah hasil yang akan peroleh pada akhir kegiatan operasional. Sasaran adalah penggambaran hal yang ingin diwujudkan melalui tindakan-tindakan yang diambil guna mencapai tujuan (target terukur).
Sasaran adalah hasil yang akan dicapai secara nyata dalam rumusan yang lebih spesifik, terukur, dalam kurun waktu satu tahun. Perumusan strategi agar dapat memberikan hasil yang optimal bagi perusahaan, maka perumusan strategi harus sesuai dengan spesifikasi produk, pasar, dan pemasaraannya, sumber daya organisasi, dan teknologi. Ini bagian tahap tiga dari proses manajemen strategis.
Rumusan sasaran yang baik harus memenuhi kriteria sebagai berikut :
- Sasaran harus sesuai dengan peraturan dan perundang-undangan yang berlaku sejalan dengan kebijaksanaan pemerintah pusat, propinsi, maupun kabupaten/kota.
- Sasaran ditetapkan mengacu pada dan merupakan milestone pencapaian visi, misi, tujuan, strategi, serta kebijakan dan tujuan yang dituangkan dalam Renstra.
- Sasaran harus dapat dijabarkan ke dalam sejumlah indikator kinerja.
- Sasaran harus mengacu pada masalah-masalah yang teridentifikasi dalam telaah diri dan merupakan upaya yang dikembangkan untuk menjawab isu-isu stratejik.
- Sasaran harus merupakan tindak lanjut dari pengalaman atau permasalahan yang teridentifikasi pada tahun sebelumnya.
- Spesifik, sasaran menggambarkan hasil spesifik yang diinginkan, dan bukan cara pencapaiannya.
- Dapat dinilai dan terukur, sasaran harus terukur dan dapat digunakan untuk memastikan apa dan kapan pencapaiannya.
- Menantang namun dapat dicapai, tetapi tidak boleh mengandung target yang tidak layak.
- Berorientasi pada hasil, sasaran harus mensepesifikasikan hasil yang ingin dicapai.
c. Pencapaian strategi.
Indikator kinerja adalah ukuran kuantitatif atau kualitatif yang menggambarkan tingkat pencapaian suatu sasaran atau tujuan yang telah ditetapkan. Indikator kinerja harus merupakan sesuatu yang akan dihitung dan diukur serta digunakan sebagai dasar untuk menilai atau melihat tingkat kinerja baik dalam tahap perencanaan, pelaksanaan, tahap setelahkegiatan selesai dan berfungsi, serta untuk meyakinkan bahwa kinerja hari demi hari organisasi/unit kerja yang bersangkutan menunjukkan kemajuan dalam rangka dan atau menuju tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan. Tanpa indikator kinerja sulit bagi
kita untuk menilai kinerja (keberhasilan atau ketidakberhasilan) unit kerja yang ada di bawahnya.
kita untuk menilai kinerja (keberhasilan atau ketidakberhasilan) unit kerja yang ada di bawahnya.
Secara umum indikator kinerja memiliki fungsi :
- Memperjelas tentang apa, berapa dan kapan suatu kegiatan dilaksanakan.
- Menciptakan konsensus yang dibangun oleh berbagai pihak terkait untuk menghindari kesalahan interpretasi selama pelaksanaan program/kegiatan.
- Membangun dasar bagi pengukuran, analisis, dan evaluasi kinerja atau unit kerja yang ada di dalamnya.
Implementasi strategi adalah sebuah tindakan pengelolaan bermacammacam sumber daya organisasi dan manajemen yang mengarahkan dan mengendalikan pemanfaatan sumber-sumber daya perusahaan melalui strategi yang dipiih, ini bagian dari tahap empat dari proses manajemen strategis.
Berikut ini implementasi strategi dalam merinci rencana operasional :
- Implementasi perencanaan operasional mengharuskan organisasi untuk menetapkan tujuan,
- Implementasi perencanaan operasional mengharuskan organisasi membuat kebijakan,
- Implementasi perencanaan operasional mengharuskan organisasi membuat memotivasi karyawan,
- Implementasi perencanaan operasional mengharuskan organisasi membuat mengalokasikan sumber daya sehingga perencanaan operasional dapat berjalan dengan baik.
Tahap kelima dari proses manajemen strategi adalah evaluasi dan pengendalian adalah proses menbandingkan antara hasil-hasil yang diperoleh dengan tingkat pencapaian tujuan. Secara umum evaluasi mencakup empat hal utama, yaitu :
- Menetapkan sasaran prestasi kerja, standar, batas toleransi untuk tujuan, strategi, dan rencana pelaksanaan
- Mengukur posisi yang sesungguhnya sehubungan dengan sasaran pada suatu waktu tertentu. Jika hasilnya terletak di luar batas tersbut maka perlu diambil tindakan perbaikan.
- Menganalisa penyimpangan dari batas toleransi yang dapat diterima.
- Melaksanakan modifikasi jka dirasa perlu atau layak.